خطوات تنظيم الوقت

خطوات تنظيم الوقت

في المقالة التالية، سوف نعالج خطوات تنظيم الوقت خُطوةً بخطوة، لكن في البداية سوف نتطرق إلى تعريف مفهوم تنظيم الوقت.

ما تعريف تنظيم الوقت؟

تنظيم الوقت (تدبير الوقت) هي عملية يتم بواسطتها وضع خطط بهدف التحكم في مقدار الوقت الذي نمضيه في نشاط من الأنشطة.

خطوات تنظيم الوقت

بعد أن تعرفت إلى فوائد تنظيم الوقت. في هذه الفِقْرة، سوف نتعرف إلى طرق ومهارات تنظيم الوقت بطريقة فعالة.

تحديد الأهداف بطريقة صحيحة

قبل أن تحدد هدفا ما عليك أن تتأكد جيدا إذا ما كان هدفك يتوافق مع المسائل الخمس: على هدفك أن يكون

واضحاً وقابلاً للقياس ويمكن لنا تحقيقه وفي مَحَلّه وفِي وَقْتِهِ.

ترتيب الأولويات

يمكن لنا أن ننظم مهامنا وفقًا للأولوية. على سبيل المثال لا الحصر، تستطيع أن ترتب مهامك اليومية كما يلي:

  1. هام وعاجل: قم بهذه المهام فورًا.
  2. هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.
  3. عاجل لكن غير مهم: قم بهذه المهام إن أمكن ذلك.
  4. ليست عاجلة وغير مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتقوم بها لاحقًا.

حدد مهلة زمنية لإكمال المُهِمّة

يُسَاعِدُ تقييد الزمن من أجل القيام بالمهام أَمْرًا مُهِمًّا للغاية.

لأنّ عملية تحديد الوقت المناسب والكافي لكل مهمة، يساعدنا في اكتشاف المشكلات المحتملة قبل وقوعها وربح الوقت. ممّا سوف يساهم في وضع خُطَّة بهدف التعامل مع أي مشكك محتمل.

على سبيل المثال، افترض أنّك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات لأحد الندوات أو البرامج أو التطبيقات… ولكن أدركت في الوقت المناسب أنّ الأمر صعب للغاية، ولا يمكن أن تكتب أكثر من أربع مراجعات. في هذه الحالة، سوف تطلب المساعدة من أحد الزملاء في العمل لتكمل مهمتك بنجاح.

استرح بين المهام

قد تُؤَدِّي بك عملية إنجاز عدة مهام في آن واحد، ودون استراحة إلى فقدان التركيز والتحفيز.

لذلك، خُذْ استراحة بين المهام من أجل تصفية ذهنك، وتجديد نشاطك.

على سبل المثال، خذ قيلولة قصيرة، أو نزهة من أجل التأمل.

حُسن التنظيم

استخدم التقويم الخاص بك من أجل إدارة الوقت على المدى الطويل. على سبيل المثال لا الحصر:

اكتب المواعيد النهائية لاستكمال المشروعات، أو المهام كُلِّيًّا.

إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة وغير الضرورية

لكي تُوَفِّرَ مَزِيدًا من الوقت والجهد، عليك أن تزيل كافة الأنشطة، والمهام الزائدة، وذلك بتحديدها وَفْقًا للأولوية.

يمكن استغلال الوقت الذي ربحته في تطوير مهاراتك، ونفسك، واتباع الطرق الذي تزيد من الثقة بالنفس.

التخطيط المسبق

قبل أن تبدأ يومك، خد بعين الاعتبار المهام التي عليك القيام بها. يساعدك التخطيط المسبق في التقدم وتقليل الضغط النفسي المحتمل. بهذه الطريقة سوف تعرف ما ينبغي لك فعله كل يوم.

نتائج سوء تنظيم الوقت

في هذه الفِقْرة، سوف نتطرق إلى الآثار المحتملة لسوءُ إدارة الوقت في الوقت الحالي.

سُوءُ سير العمل

إنّ عدم القدرة على التخطيط المسبق، وتحديد الأهداف بذكاء يُؤَدِّي بطبيعة الحال إلى ضعف الإنتاجية.

على سبيل المثال، إذا كنت مضطر لإنجاز عدة مهام في آن واحد، فعليك أن تبدأ بالمهام المتعلقة مع بعضها البعض.

لهذا السبب، يعدّ التخطيط المسبق من بين العوامل الضرورية في النجاح المهني، وفي رفع الإنتاجية.

تضيع الوقت

يُؤَدِّي سُوءُ تنظيم الوقت إلى تضييع الوقت الثمين. على سبيل المثال، التحدث مع الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي خلال العمل، أو القيام بأحد المهام يحدث فعلًا تشتت الانتباه، وتضيع الوقت على أشياء غير مهمة.

فقدان السيطرة

يُؤَدِّي سُوءُ التنظيم، والتخطيط المسبق للمهام التي عليك أن تقوم بها إلى فقدان السيطرة على حياتك المهنية، ممّا يرفع مستويات التوتر والقلق لديك.

جودة رديئة في العمل

يُؤَدِّي سُوءُ تنظيم الوقت في العادة إلى الانتقال من سيئ إلى أسوأ فيما يخص جودة العمل.

على سبيل المثال، فعملية التسرع في إكمال المهام في اللحظات الأخيرة يعطنا جودة سيئة في العمل والمنتوج والخدمة.

السمعة السيئة

يُؤَدِّي سُوءُ التخطيط وتنظيم الوقت في القيام بالمهام، أو الأعمال التي تقوم بها إلى الإضرار بسمعتك.

لأنّك لم تكمل المهام للعملاء ولأصحاب الأعمال كما ينبغي وفي الوقت المتفق عليه. ممّا سوف يدفعهم إلى عدم التعامل معك مُسْتَقْبَلًا.